Home » Content Matters! » Content Management: Even De Puntjes Op De I Zetten

Content Management: Even De Puntjes Op De I Zetten

Knowledge Management” (KM) en “Content Management” (CM): het zijn beide termen die de laatste jaren erg populair zijn geworden, maar waar tegelijkertijd heel wat vragen worden bij gesteld. Waarover gaat het juist? Wat moet u er zich bij voorstellen in uw specifieke situatie? Wat gaat het me opbrengen? Heb ik het wel nodig? Hoe doe ik dat dan?

Het is in dit artikeltje niet de bedoeling om al die vragen uitgebreid te behandelen. Laat ik om te beginnen de beide termen toch even verduidelijken.

De engelstalige Wikipedia definieert “content management” als volgt: “Content management (CM) is a set of processes and technologies that supports the collection, managing, and publishing of information in any form or medium“.  “Knowledge management” wordt omschreven als “the process of capturing, developing, sharing, and effectively using organizational knowledge“. Wie meer wil weten over KM (Kennisbeheer) verwijs ik graag door naar Steven Warmoes.

Ik wil hier vandaag een paar essentiële punten te maken over CM. Ik doe dat aan de hand van een artikeltje dat enkele mythes over KM doet sneuvelen: “5 Knowledge Management Myths Debunked“. Het is zeker niet het enige lijstje dat dit doet, en niet noodzakelijk het beste lijstje van die aard. Maar als je de term “KM” vervangt door “CM” blijft het even correct, en is het nog steeds toepasselijk! Kijk maar:

  • CM heeft dure technologie nodig“. Welnee! In hun meest eenvoudige vorm kan je zowel KM als CM bedrijven met enkel een kast, papier en pen… maar het spreekt vanzelf dat moderne IT zich snel rendabel maakt eens de volumes groter worden. En zoals het artikel ook zegt: de kost van geen CM (of KM) is waarschijnlijk groter dan die van een goed gekozen oplossing.
  • CM is mijn probleem niet“. Toch wel, want CM gaat iedereen in de organisatie helpen om sneller de juiste informatie te vinden. Of wordt u graag van het kastje naar de muur gestuurd in een zoektocht naar de juiste info, procedure of persoon?
  • If You Build It, They Will Come” is een (foute) quote uit een bioscoopfilm. U mag het interpreteren als: “Dit product is zo geweldig, dat iedereen het meteen gaat willen kopen/gebruiken“. Misschien, maar in de realiteit is de kans daarop klein, zeker als het gaat over de invoering van nieuwe processen en nieuwe tools. Immers: de meeste mensen houden niet van verandering, en elke grote wijziging in het dagelijks werk roept weerstand op. Het is dus belangrijk om eventuele vernieuwing zoveel mogelijk te laten aansluiten bij wat al gekend of in gebruik is, en om de noodzakelijke veranderingen te omkaderen met begeleidende maatregelen die de overgang verantwoorden, verduidelijken en inpassen in de globale organisatie.
  • CM heeft dure consultants nodig“. Ook deze uitspraak is niet correct. CM gaat in de eerste plaats over een manier van werken, op basis van strategische keuzes, regels en praktische afspraken. Dat is belangrijker dan de tools en hun implementatie, en is zeer afhankelijk van de specifieke kenmerken van uw organisatie of bedrijf. Het gaat dan immers over wie en wat en waar, en pas daarna over hoe. Een consultant kan helpen bij het zoeken naar de juiste antwoorden, maar u moet de antwoorden nog wel zelf leveren.
  • CM is een modeverschijnsel“. Als het dat al zou zijn, dan is het intussen een modeverschijnsel dat al meer dan een decennium meegaat, en nog niet meteen uitgeteld is. Dus neen, het is geen modeverschijnsel. De toename van de hoeveelheid gegevens in de maatschappij en in organisaties en bedrijven is van die aard dat het beheer van die informatie steeds belangrijker wordt in het overleven van diezelfde organisaties en bedrijven. Wat er intern in een organisatie met die informatie gebeurt is dus van levensbelang voor die organisatie. En laten we wel wezen: mode is zelden van levensbelang.
"What if we don't change at all ... and something magical just happens?"

Source: vmcnotes.net

Betekent dit alles nu dat het invoeren van een CM-systeem vanzelf gaat? Nee, zeker niet. Een succesvol CM-systeem heb je pas als je de juiste, strategische keuzes hebt gemaakt, na een goede behoefteanalyse en na een doordachte implementatie. Vergeet vooral niet dat de zwaarste uitdagingen op menselijk vlak liggen, niet op het technische. Want als we spreken over het bijsturen, vernieuwen, of zelfs vervangen van processen binnen een organisatie, dan moet er heel veel aandacht gaan naar het begeleiden van dat veranderingsproces bij de deelnemers aan het proces. “Change Management” dus, en toevallig ook af te korten met dezelfde twee letters als Content Management!

Advertenties

Geef een reactie

Gelieve met een van deze methodes in te loggen om je reactie te plaatsen:

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s